W zasadach zdobywania stopni mamy tak:
Do prowadzenia prób HO i HR (zatwierdzenia programu próby oraz podjęcia decyzji o przyznaniu stopnia) można powołać kapitułę stopni przy drużynie, szczepie, związku drużyn lub hufcu.
W skład kapituły mogą wchodzić tylko posiadający ten stopień harcerze i instruktorzy. Kapituła składa się przynajmniej z trzech członków. Szczegółowe zasady funkcjonowania kapituły określają członkowie kapituły, a zatwierdza komendant jednostki, przy której działa kapituła.
Nie ma więc określenia jakie konkretne dokumenty trzeba przedstawić tworząc taką kapitułę. Mi wystarczyłaby propozycja regulaminu kapituły oraz proponowany skład.
Jeśli komendant hufca jest formalistą, to przydałoby się jakieś pismo przewodnie/wniosek o powołanie kapituły opisujący dlaczego ma powstać kapituła, kto ma wejść w jej skład i oczywiście propozycja regulaminu pracy kapituły.
Najlepiej zapytać konkretnego komendanta hufca, co według niego jest potrzebne, pamietając o zapisach, które przytoczyłem.