Na pewno musi być zgłoszony do komendy hufca i uzyskać jej pozwolenie na wyjazd (Z instrukcji: "O szczegółach realizacji biwaku szef jednostki informuje właściwego komendanta przesyłając
(w formie papierowej lub elektronicznej):
1) nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem biwaku:
a) miejsce biwaku,
b) wykaz kadry biwaku,
c) ramowy plan biwaku,
2) nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem biwaku:
a) listę uczestników
b) plan finansowy (wpływy, wydatki) ,
c) informację o polisie ubezpieczeniowej NNW.")