Czy dokumentacja KSI może mieć formę elektroniczną?

Question

Wszedł nowy system stopni instruktorskich (tzn. zmieniony, a nie nowy) i co prawda w tym zakresie się nic nie zmieniło w instrukcji, ale mam taką zadumę, czy jest możliwość prowadzenia dokumentacji tego zespołu w formie elektronicznej. SSI tego nie zabrania, wymienia jedynie obowiązek prowadzenia dokumentacji przez KSI i jej składniki. Zastanawiam się, czy taka forma jest możliwa, również w kontekście celu strategicznego do kierunku K2, tj. "Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów". Czy ktoś ma jakiś pomysł co może stać na przeszkodzie?

Answer 1

Czuwaj!

Nic nie stoi na przeszkodzie aby prowadzić ją w formie elektronicznej, ważnym jest żeby dostęp do dokumentów był ciągły i aby dokumenty wrażliwe były odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób trzecich.

Answer 2

Zgadzam się w 100% z dh. Sergiuszem, dodam jeszcze jedną uwagę:

Jeśli przechowujemy w dokumentach dane osobowe to nie tylko musimy zabezpieczyć plik hasłem, ale sam dostawca usług, który będzie ją trzymać musi się zobowiązać do odpowiedniej ochrony.

Niektóre usługi takie jak Google Drive czy Dropbox mogą mieć w regulaminach napisane, że przetwarzają dane na nich trzymane na własny użytek. W takim przypadku to my będziemy winni, jeśli przekazane nam dane tam umieścimy. (Nie mówię, że konkretne Google Drive czy Dropbox tak mają - nie czytałem ich regulaminów).

Najprostsze rozwiązanie to wykorzystać eZHP czyli nasz związkowy Office 365. Do dokumentacji można użyć plików na OneDrive, a w bardziej zaawansowanych przypadkach Sharepoint. Moja kapituła stopni trzyma dokumentację w OneNote na OneDrivie i mogę tę opcję polecić.