Odpowiedź znajdziesz w dość niespodziewanym miejscu: w Instrukcji drużyny:
19. Warunkami utworzenia gromady/drużyny są:
-
uzyskanie zgody komendanta właściwego hufca,
-
spełnienie przez drużynowego warunków określonych w punkcie 30,
-
zatwierdzenie w komendzie właściwego hufca programu pracy gromady/drużyny na okres próbny.
[...]
30. Na funkcję drużynowego można mianować członka ZHP, który spełnia poniższe wymagania:
-
ukończył 16 lat,
-
jest instruktorem ZHP; w uzasadnionych przypadkach właściwy komendant może powierzyć funkcję drużynowego osobie, która ma otwartą próbę przewodnikowską,
-
ukończył kurs drużynowych metodyki odpowiedniej dla prowadzonej przez siebie drużyny;
w przypadku drużyny wielopoziomowej ukończył kurs drużynowych jednej z metodyk reprezentowanych w drużynie i jest przygotowany w zakresie pozostałych metodyk reprezentowanych w drużynie,
-
złożył pisemne zobowiązanie do prowadzenia gromady/drużyny oraz podpisał umowę w sprawie pełnienia funkcji – umowa powinna mieć formę umowy wolontariackiej,
-
w przypadku gromad/drużyn NS i integracyjnych – ma wiedzę i umiejętności niezbędne do pracy z dziećmi i młodzieżą z określonym rodzajem niepełnosprawności (ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi).
Widać więc, że potrzebujecie: (1) planu pracy drużyny na okres próbny, (2) patentu drużynowego kandydata na drużynowego, (3) zobowiązania do prowadzenia drużyny podpisanego przez tegoż kandydata oraz (4) podpisanej przez niego umowy wolontariackiej o pełnienie funkcji drużynowego w ZHP. (Pomijam przypadek niepełnoletniego kandydata, bo w drużynie wędrowniczej sens to ma niewielki). Gdyby kandydat był w hufcu nieznany, trzeba będzie jeszcze udokumentować jego stopień instruktorski.
edit: Pytanie było o dokumenty, więc odpowiedź również dotyczy wymogów formalnych, ale należy pamiętać, że przede wszystkim do założenia drużyny niezbędna jest zgoda komendanta – ponieważ wszystkie przyszłe działania drużyny będą się odbywały „na konto” ZHP, a komenda i komendant będą za nie odpowiadać. Musicie więc przekonać komendanta, że wizja drużyny i drużynowego ma sens.