Zależy, czy masz na myśli akcję zarobkową, czy zbiórkę publiczną. Ta pierwsza oznacza, że np. sprzedajecie coś za określoną kwotę, ale wtedy musicie odprowadzić odpowiednie podatki (nie wiem, jak dokładnie to działa, nigdy tego nie robiłam, ale wie to na pewno skarbnik hufca).
Zbiórka publiczna, czyli to co robimy częściej w harcerstwie, czyli zbieranie datków do puszek, np. podczas mojego "ulubionego" pakowania zakupów. Wtedy najlepiej udać się do hufca, który albo ma, albo załatwia zgodę na przeprowadzenie takiej zbiórki (teraz robi się to jakoś przez internet chyba...). Niedawno jeszcze trzeba było mieć identyfikatory dla zbierających.
Odpowiadając na Twoje pytanie - niezależnie od tego, czy to akcja zarobkowa czy zbiórka publiczna - kieruj się do skarbnika hufca. Jeśli chodzi o czas - zależy pewnie od tego, czy hufiec ma zgodę "z góry" czy nie, ale to też powie Ci skarbnik.