Każda forma wypoczynku (a zgodnie z interpretacjami MEN wypoczynkiem jest praktycznie wszystko co robimy w harcerstwie poza miejscem zamieszkania harcerzy) młodzieży szkolnej w okresie wakacji letnich podlega zgłoszeniu do kuratorium oświaty. Warto przeczytać : http://haliz.zhp.pl/wp-content/uploads/2015/04/SLB_MEN_odp_wypoczynek_20130131.pdf
Przy krótkiej formie wypoczynku wymagania są uproszczone (Wasz biwak byłby krótką formą), niemniej tak czy inaczej potrzebny Wam będzie komendant z uprawnieniami kierownika wypoczynku (lub PHM), oraz niezależnie od niego opiekun z kursem wychowawców (lub PWD). Proponuję wejść w kontakt z komendantem hufca w celu ustalenia sposobu postępowania.
Natomiast co do rodziców... po prostu porozmawiaj i zapytaj czy nie mają nic przeciw :-) u mnie w drużynie nawet szczerze mówiąc nie mam potrzeby pytać, ale my do lasu chodzimy przez cały rok. Przekazałbym więc po prostu informację o biwaku, zebrał zgłoszenia i dał dane kontaktowe do siebie - bo przecież jeśli rodzice będą mieć pytania to po prostu się skontaktują. Zawsze jednak za pierwszym razem lepiej zrobić więcej niż mniej. To zresztą proste jak konstrukcja cepa - po prostu się spotkać i porozmawiać.
Oczywiście znajdą się drużynowi którzy przeprowadzą taki biwak bez zachowania przepisów i zasad. I rodzice którzy się na to zgodzą bez mrugnięcia okiem. Trzeba sobie tylko zdawać sprawę z odpowiedzialności prawnej. Wiadomo - wszystko super dopóki komuś się coś nie stanie, bo wtedy zacznie się wyjaśnianie i problemy... ;-)
Czuwajmy!