O ile dobrze rozumiem to pytanie dotyczy formalnych rzeczy potrzebnych do organizacji gry (tzn. o tym, że trzeba mieć dobrą promocję imprezy, program itp. już wiecie).
Pozwoleń żadnych specjalnych nie trzeba, przynajmniej na samą grę. Ale już wjazd na teren objęty zakazem, zmianę ruchu czy choćby prozaiczny dostęp do tablicy ogłoszeń, żeby powiesić plakat może tego wymagać. Ale to wszystko w zależności od potrzeb.
O takich imprezach powinien wiedzieć hufiec. Nie jestem w 100% pewien, czy w tej konkretnej sytuacji jest to wymagane, ale i tak ich poinformujcie. Hufiec pewnie więcej współpracuje z miastem/gminą, więc będzie wiedzieć co i jak z ewentualnymi pozwoleniami. Być może też któryś urząd lubi być o takich rzeczach informowany, nawet gdy nie ma takiego obowiązku - to wszystko komenda hufca powinna ogarnąć.
Dofinansowanie teoretycznie można dostać, ale w każdym mieście to działa inaczej. U nas (Gdańsk) wszystkie granty miejskie na dany rok są rozpisywane na początku roku i już za późno. Ale są jeszcze tzw. małe granty - stowarzyszenia, które dostały pieniądze z różnych źródeł (UE, miasto) dzielą je na mniejsze granty (po 500 zł) i rozdają dalej. O tym gdzie i jakie pieniądze można zdobyć znów pewnie dowiecie się w hufcu.