Dostęp do systemu informatycznego Ewidencja ZHP co do zasady otrzymują m.in. osoby kierujące podstawową jednostką organizacyjną, czyli np. drużynowi. Dostępu udziela jedynie właściwy komendant hufca. Może on jednak z ważnych przyczyn odmówić tego dostępu. Za ważne przyczyny GK podaje:
· niepełnoletność członka ZHP pełniącego funkcję instruktorską - w takim przypadku właściwy komendant przyznaje prawo dostępu do systemu Ewidencja ZHP jego pełnoletniemu opiekunowi z ramienia ZHP,
· nieprzestrzeganie przez członka ZHP ustawy o ochronie danych osobowych i dokumentów wewnętrznych w tym zakresie, w tym polityki bezpieczeństwa i instrukcji przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych,
· notoryczne problemy z hasłem lub udostępnianie go osobie trzeciej,
· brak przeszkolenia w zakresie obsługi aplikacji,
· brak przeszkolenia z zakresu ochrony danych osobowych,
· notoryczne i uporczywe nie aktualizowanie systemu Ewidencja ZHP,
· w innych uzasadnionych przypadkach - decyzją naczelnika ZHP.